仕事の要領が悪い人の改善策

仕事の疑問

意識づけで劇的に変わる!状況別仕事の要領が悪い人の改善策7選

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どうでしても頭でわかっていても行動がついてこないといったいわゆる要領が悪い人というのはどこにでも存在します。

わたしもそのたぐいの人間であり、職場でやっかいものになってしまったり、浮いてしまったりしたものです。

今回はそんな仕事での要領が悪いことを改善するための方法を状況別に実際に私が試してみて効果があったという方法を紹介していきたいと思います。

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1.連絡事項のメモを取らない又は取ったメモがすぐ行方不明になる人

メモを取らないのは社会人として言語同断です。まずはメモを取りましょう。特に電話での連絡事項は忘れがちです。電話口には必ずメモを用意しておき、「いつ・誰から・誰宛に・どんな用件で・こちらか折り返すのか、向こうがかけてくれるのか」をメモしましょう。電話口の相手が伝えたかった人に伝わらなかったら、その部署全体のイメージダウンに繋がる事だってあり得ます。

そしてその後、とったメモを無くさない、そして必ず目的の人が現れたら伝える、という事が必要です。
そのために、「その日やるべきことリストの紙」を用意しましょう。そこにそのメモを張り付けておきます。その紙は、その日の退勤する前にもう一度見直しましょう。

そこで、伝えるべき事を伝達したか、自分が今日中にすべき事を終えているかのチェックを行います。もしそのリストに明日でも良い事項があれば、その時に明日用のするべきリストの紙を用意し、そこに書き写すのです。

これで家に帰って仕事の事は忘れる事ができ、安心して明日を向かえる事ができるでしょう。

2.教えてもらったことのメモを取るのは良いが、どこに何が書いてあるのかわからなくなる人

これもメモ絡みですが、特にその職場・部署に入ったばかりの人は、教えてもらう事がいっぱいで、メモを取る機会がたくさんあるかと思われます。

メモというのは、どうしても急いで書くため、字も汚く、量が増えていくにつれ、どこに何が書いてあるのかわからなくなってしまう事もしばしあるでしょう。

そこでまず、メモ用のメモ帳と整理用の手帳を用意しましょう。

「今日はメモをたくさんとったな。たくさん覚えることがあるな」と感じたら、仕事後、メモ張に書いたことを見て、教えられた仕事を思い出し脳内で再現しながら整理用の手帳に清書していきましょう。その時に何が書かれているか簡単に書いた見出しの付箋もつけておきましょう。そうする事で覚えも早くなりますし、実際その仕事をする機会が訪れてもどこに何が書いてあるのかすぐにわかるはずです。

3.一つの仕事を片付けている間に別の仕事を思い出し、どっちつかずになってしまう人

これは日常茶飯事かとは思います。一つの仕事を集中してやっつけてしまいたいのに、別の事を思い出す、電話で急な仕事が入る、メールで仕事をお願いされる、というパターンですね。

「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と思っている間に時間はどんどん過ぎていき、どの仕事も中途半端になってしまいます。

そんな時は紙を用意して「現在自分が任されている仕事リスト」を書き出し、優先順位をつけましょう。いつまでにやるべきかを必ず書いておきます。

すると頭の中がすっきりします。すべての仕事が今日中というわけではないですね。明日で良い事は明日やればよいのです。

4.同じ仕事をやっていても明らかに他の人より時間がかかる人

こういう人いますよね。

確かに元々生まれ持った手先の器用さや経験がある程度モノを言う仕事は仕方無いですが、だれがやっても大して変わらないであろう作業で、他の人より明らかに遅いのは問題です。おそらく何かしら無駄な事をしてしまっているのだと思います。そんな時は早い人のやり方を見ましょう。

自分とは何が違うか、自分は何に時間がかかっているのかを考え、コツを習得しましょう。一度身に付いた自分のやり方を変えるのは相当な忍耐力が必要になってきますが、早く方向転換すればするほど、今後の仕事に良い影響を与えるでしょう。

5.仕事を後回しにしてしまう人

今じゃなくても良い仕事であっても今できるのならば今やりましょう。もちろん、今日やるべき事リストにたくさんある場合はその日の事を優先すべきです。

ただ余裕がある時にやっておかないと、期限が迫ってきた時に慌てる羽目になりますよ。今無理な場合でも、とりあえず「今日やるべき事リスト」に付箋等で残しておき、出来なかったら明日のリストに移せばよいのです。

6.要点がうまく伝達出来ない人

上司に報告したり、電話の伝達を行うのはただでさえ緊張しますね。自分が喋り下手であると自覚している人は尚更だと思います。「君の言いたい事がよく分からない」と言われた事のある人もいるのではないでしょうか。

そんな人は、言うべき事を紙に書き出してみましょう。箇条書きで結構です。箇条書きで書き出した事に言う順番をつけておいてください。

言う時はその紙を見ながらで良いと思います。言うべき要点と言う順番が分かっているだけでかなりスムーズに報告できるはずです。

7.色々な事に手を出してしまう人

もちろんやらなければならない事がたくさんあるのが職場です。が、今本当に切羽詰まった状態で、集中して急いでやってしまわなければならない任務がある時、職場の誰でも応対可能な電話が鳴ったり、例えば宅配が届いたりという時、率先して出ていませんか?

もちろん誰かがやらなければいけない事ですが、それは今あなたがやるべきですか? 電話対応なら誰かがやってくれます。少しとるまでに時間がかかっても「お待たせしました」と言って出てもらえばいいのです。

宅配の人に少し待ってもらえばいいのです。そのうち誰かが対応してくれるでしょう。

それよりも、今あなたがやらなければいけない事を、ちょっとした事で中断し、その分遅れ、焦ってミスに繋がる方がよっぽど不利益だと思いませんか?

毎回人任せにしていると注意を受けるかもしれませんが、時には誰でもできる事は人任せにして、自分のやっている仕事をやり通す精神も必要ではないでしょうか。

以上私が思う、仕事の要領の悪い人とその改善策でした。参考になれば幸いです。

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