仕事の効率化

仕事の疑問

仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考

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仕事がどうも効率性が良くないという時に、どのように仕事を効率化したらいいのでしょうか?

どうにかすれば確実に早く終わらせることができそう。今よりも精度が高くなりそう。と思っていてもそれは何をすれば効率が良くなるのかがなかなか見えてこないんですよね。

そこで、仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考についてご紹介したいと思います。

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1. 朝型の志向に切り変える

仕事を効率化させたいという時には、朝型志向に切り替えるのがおすすめです。働いている人にとって、朝はたいへん忙しいのです。そのため、なかなか時間に余裕がある生活を送ることは難しいといえますが、朝から忙しいとどうしても心まで余裕がなくなってしまって、せわしないまま一日が過ぎてしまします。

そんな時、いつもよりも早起きをすると、その分だけ時間に余裕をもって過ごすことができます。

時間に余裕があると、心にゆとりも生まれます。今日一日のスケジュールを考えてみたり、予定を立ててみるということもでき、職場に早めに行って仕事をおおなうことで、早めに仕事をスタートすることができ、早く終わるということが可能になります。

そうなると、他の人よりも朝の時間を使って仕事を進めることができるので、仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考として朝の時間を有効活用するということが挙げられます。

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2. 周りの人の仕事が効率化するようにする

仕事はチームですることが多いので、自分の仕事が早く終わったからといって、いつもお世話になっているチームの人の仕事がまだ終わっていない時に、自分だけ早く帰るというのはなかなか難しいものです。

また、早く帰りたいからといっても、上司からの頼みごとを引き受けないというのも難しいといえます。かといって、同僚や後輩に押し付けるということはできないといえますので、自分だけを効率化するのは結局あまり意味がないといえる場合が多いといえます。

そうなると、仕事の効率化というのはチーム全体のことを考えるということになり、仕事を早くしたいというならば、周りの人の仕事も早くなるようするという考え方をもつことが、結局は自分のためになるといえます。つまり、人のために動くことが自分のためにもなるのです。

自身にもいろいろと考えがあるとはいえ、周りの人の仕事が効率化することを考えることは、チームで仕事をする上でとてもメリットがあります。

仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考として、自分を中心に考えていたことから、自分を中心にしながらも少し広げていって、チーム全体のことも考えながら効率化を図るということが仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考といえます。

3. 机などを整理整頓させる

仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考として、机周りをきれいにするということが挙げられます。きちんと整頓していると仕事効率が立く、きちんと整理をしていないという人に比べると仕事できるといった評価がある人ではないでしょうか?

机周りが乱雑だと、使いたいものがすぐに出てこなかったりしてイライラする機会も増えてしまいます。また、気が散って集中することができなかったり、電話などがあったり、頼み事などが書かれたメモがどこかに行ってしまったりというリスクにもつながったりします。

仕事でのミスが机周りが原因となって起こってしまう場合もあるのです。そのため、仕事を効率化したいと思った時にはきちんと机などを整理整頓させるということが大切といえます。

たくさんの物があると、管理するのがたいへんです。また、物があることをすっかりと忘れてしまっていたという場合には、貯めていたものを整理する必要があります。物を捨てるという発想も重要です。

スペースに余裕があると、心にゆとりが生まれやすくなって、不思議と仕事のスケジュールにもゆとりができたりするといわれたりしています。

 

場所を取っているだけで、自分でも忘れている物は不要な物といえます。すっきりと捨てて、管理の手間を省きましょう。また、新しくほしいものがあるという場合でも、そのまま買い続けていると、段々とものが増えていきますので、現在持っているものを活用して増やさない工夫をするということも重要です。

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4. 不要な仕事をしない、増やさない

全部を完璧にするとなると仕事が増えて大変です。その中にはしなくていい仕事が入っているのかもしれません。優先順位をつけて、優先順位の高いものからしていきましょう。

そして、優先順位の低いものの中には不要な仕事が含まれているかもしれません。それを新たに見直すことで、より効率的に仕事を進めていくことができるといえます。

しなければならないことを考える時に、やらないことが何かについても明確にさせておきましょう。

 

あれもこれもとつい思ってしまいがちですが、そうなるといくら時間があっても足りません、いつまでも仕事が終わらないということになってしまいます。

仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考として、やるべきことは何かということだけでなく、しなくてもいいことは何かという思考の仕方を行うことも重要で、できるだけ不要な仕事をしないということや不要な仕事を増やさないということも大切なことです。

5. 考える・作業するを分ける

仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考として、考えることと作業することを分けることが挙げられます。考えながら作業をするということは時間のロスにもつながるといわれており、考える時には考えて、作業するときには作業をするというように、淡々とひたすら作業を行う時間とじっくりと考える時間を分けましょう。

そして、じっくりと考える時間を午前中に持ってくることがおすすめです。もしできれば、朝早く、仕事が始まる前にそれをしておくということが仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考としておすすめです。

思考は気が散ってしまうとなかなかできにくいというところがあり、仕事時間が始まってから落ち着いて思考するのはそう簡単ではありません。そのため、その前に思考をしておくことがおすすめで、朝の早い時間はまだ脳も元気です。そして、人が少ないので集中しやすいというメリットがあるのです。

そのため、仕事を効率化したいと思った時に持つべき思考としては考えるということと作業するということを分けることがおすすめです。

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