仕事が終わらない

仕事の疑問

仕事が終わらない!という人のための改善策5つ

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仕事がなかなか終わらない、同じ分量、難易度の仕事であってももちろん、多少の個人差があります。

しかし、あまりにも仕事が終わらない場合にはしっかり指導をして、個人の能力をあげていく工夫を周囲が促していかなければなりません。

その具体的なアプローチをこれから5つほどご紹介していきたいと思います。

仕事が終わらなくて困っている方は是非参考にしてみてください

1.時間を決めて作業し、レベルを見る

まずは時間、期間を決めて実際に作業をやらせてみて、どのレベルかを見極めていくことが一番です。

文章の作成、資料の作成、ちょっとした内部調整、こうしたタスクをいくつか複合的に与えてみて、かつ時間まで決めたうえで仕事をこなしてもらいます。

そのうえ、どこまでどんなクオリティで作業が進んだのかをチェックするところからスタートでです。

 

むろん、ここに関しては周囲が特別な助け舟を出すのではなく、あくまでも個人の能力だけでやりきることがポイントです。

周囲のパワーが入ってしまうとその能力の見極めが難しくなってしまうだけではなく、課題まで見えなくなってしまい、終わる終わらないという前の段階に踏みとどまることになりかねないからです。

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2.課題を見つけてあげる

こうしたテストタスクを通じて、何がわかるのか、それは個人の仕事の進め方、内部や外部の交渉、アプローチの間違い、さらにはデスクワークのコツがうまくつかめていないのではないかといった課題になります。

そして、こうしたテストタスクを通じてその課題をしっかり洗い出すことができればよいのではないかと思います。

 

正直言って、入社1年目や2年目であれば、こうしたテストの中でほとんどのタスクの進め方に課題があり、個別での指導が必要になるかもしれませんが。

しかしながら、ある程度のキャリアがあってもあるタスクに関しては非常に苦手で時間もかかるし、クオリティも低いということがあります。

ここをボトルネックとしてとらえて、本人と自覚があるのかどうか、客観的な評価はどうだったかという話し合いをすることができればOKだといえます。

3.作業の指導をする

では、次に仕事が終わらない原因がここまでで把握でき、さらに本人も自覚ができたということになるのでそれぞれの課題になっているタスクをいかに解消していくかという指導に入ることになります。

とはいえ、新入社員でなければ、一方的な指導ではなく、やはり実務の中でこなしていくべきだと思います。

実践を通じて、周囲が変えるべき仕事へのアプローチを都度教えてあげることができれば、問題ないと思います。

こうした繰り返しが何度かあり、個人のスキルもあがり、終わらない仕事も終わるように変わっていくことになるわけです。

もちろん、このスピードに関しては個人差があってしかりなのであまり無理強いすることはなくあくまでもマイペースでやらせてあげることがポイントです。

そうでなくとも苦手なタスクをこなすことに圧力をかけることは得策ではありません。

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4.新たな課題を与えてキャパシティを改めてはかる

では、終わらない仕事の原因であった、苦手なタスクの解消、終わらない仕事を終わる仕事へと変えられたという前提で、次に新たに課題を与えてみてこなしてみることが次のステップです。

願わくば、最初にこなしたタスクと同じような難易度、分量でこなしてみることがよいでしょう。

そうすれば、問題なく終わらなかった仕事がきちんと終わらせることができるようになっているはずです。

人間、こうしたステップを踏んでいけば、進歩するものなのです。ここで注意すべきは前述のとおり、ここに至るまでのスピードには個人差があるため、あくまでもマイペースがポイントです。

複合的なタスクをこなすに当たっては苦手なものをこなすために得意な仕事もマイナスに働いてしまうこともあります。ここからは社会人としての経験がものをいうようになってきます。

5.少しずつキャパシティを広げる

こうして、自分の苦手分野がなくなれば、以前はなかなか終わらなかった仕事もきちんと終えることが出来るようになっているでしょう。

そうすれば、次は個人としてのステップになります。苦手なタスクを多く含んだ仕事でも多少は分量を増やして、それもタスクの難易度をあげて課題を与えていけば、個人の能力、キャパシティもあがってくるわけです。

つねにこうしたサイクルで個人の能力アップを図っていくことは組織としても非常に難しいことかも知れませんが、だれしもが通る道として必要なステップではあります。

以上5つのステップ、方法でなかなか仕事が終わらない社員の改善、そして能力伸長への手法をご紹介してきました。

思った以上にこのステップには手間と時間、そして上司や周囲の負荷もかかってきますが、組織としてさらにパワーアップをはかるためには必要になる投資だと考えて取り組めば、長期的には間違いなく組織としてプラスに働くことになり、個人だけではない効果もいずれは見えてくることになります。

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