仕事の効率をよくしたいと思う人が持つべき意識の3つのポイント

仕事の効率をよくしたい
仕事の疑問

仕事というものには必ず納期というものがつきものです。

 

仕事の効率がよければ余裕を持って仕事が出来ますし、おのずと周りからの評価も得られることでしょう。

 

今回はそんな効率よく仕事をするために持つべき意識の3つのポイントを紹介します。

 

1.仕事の推進には計画が絶対に必要です

 

仕事の効率をよくしたいと思う人が持つべき意識の第1のポイントは、仕事を計画的に推進すると言う事です。
職種にもよりますが、多くの場合には何日もかけて推進する仕事や単発で飛び込んで来る仕事が混在し、その仕事の優先順位を上手く付ける事ができない事で、仕事の効率が悪化している事が多いものです。
従って仕事の効率をよくしたいと考えるなら、こうした多種多様な仕事を整理し、計画的にこなす習慣を付ける事がまず、第1のポイントと言えるのです。
スキルアップやキャリアップ計画を兼ねて、年初に今年はこうした仕事をできるスキルを身に付けようと計画を立て、スキルアップの為の学習なども計画すると良いでしょう。

 

スキルアップ計画を立てる事は自分の成長のために必要であると同時に、スキルが高まる事は仕事の処理能力も高まる効果があるのです。
また具体的に仕事は

 

  • 月間や週間で数日を要する仕事
  • 定期的に処理する必要

 

がある仕事などの日程計画を必ず立て

 

そこに不定期でかつ突然依頼されたような単発の仕事を追記して仕事の全体把握を常にできるようにする事が大切です。
こうした月間や週間の計画で推進すべき仕事の全体像を意識しつつ、毎日朝1番に今日行うべき仕事をメモにリストアップし、完了したものからチェックして行く習慣づけをすると良いでしょう。
こうして、1日の仕事を終えると、その日の反省を行い、仕事が予定より遅れた場合には、挽回策をどうするかに想いを巡らせると良いでしょう。
そして翌朝、昨日の反省と挽回策を織り込んで、また1日でこなすべき仕事をリストアップして推進すると言う事を、日々繰り返す習慣を身に付けると効率良い仕事を行う事が出来るものです。

 

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2.仕事に集中できる環境を自ら作りだす事が重要

 

仕事の効率をよくしたいと思う人が持つべき意識の第2のポイントは、毎朝リストアップした仕事を集中して出来る環境を自分で作る様に心がける事です。
どんな職種でも、仕事に関連して、各部署にメールや電話などで連絡や調整を行う必要が生じるものです。
こうした連絡や調整をギリギリに行うのではなく、朝一番と昼一番と言った時間を限ってできるだけ処理しましょう。

 

そして他の時間はこうした事を忘れてリストアップした仕事に集中できる環境を自分で作りだす工夫をする事が必要です。
また、朝一番にリストアップしたその日の仕事の処理は、連絡処理の後に、単発で短時間で処理できるものからこなし、定期的でかつ数日を要するような仕事をその後で行うと言う優先順位も効率的に仕事を行う為には有効です。
最近では多くの連絡がメールで入る事が多く、電話で仕事の集中が途切れさせられる事は減りましたが、その分参考情報などが飛び交うようになり、メールチェックなどは時間帯を区切り、その日リストアップした仕事が早く片付いた様な日の夕方にでもチェックすると言った割り切りが必要です。
仕事の効率をよくしたいと考えるなら、だらだらと仕事をこなすのではなく、仕事に集中する事が重要なのです。

 

自分では、それが分かっていて仕事に集中しようとしても、電話やメール連絡に惑わされて、いつの間にか集中力が削がれていると言ったケースは意外と多いのです。
こうした仕事に集中できる環境を自ら作ると言う事も、持つべき意識として重要なのです。
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3.適時の上司への報・連・相で後戻りしない仕事を心がける事も必要

 

仕事の効率をよくしたいと思う人が持つべき意識の第3のポイントは、上司や先輩に適時の報告、連絡、相談を行う事です。
仕事には、自分が何度も経験して、十分主体的にこなす事が出来る仕事もあれば、初めて挑戦するような仕事もあります。
上司や先輩が不定期に依頼する仕事の中には、あなたのスキルアップも考え、従来経験した事のない少し難易度の高い仕事を与える事があるものです。
仕事の内容の説明を受け、仕事に着手しても、これで良いのだろうかと迷ったり、依頼された趣旨に適っているのだろうかと心配になったりするものです。
そんな時には、適時その上司や先輩に疑問点をぶつけて解決する事も重要です。

 

疑問に感じつつ、これで良いだろうとタカをくくって仕事を行い、仕事を終えたと報告し、それが的外れであった場合、その仕事に費やした時間が無駄になってしまうのです。

 

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こうした無駄な事をしていると、計画した仕事がこなせず、次々と仕事がたまり、どうすれば良いか分からぬ状態に追い込まれ、仕事を効率良く行う事ができなくなってしまうものです。
この様に適時、上司や先輩に報告や連絡や相談する事は、仕事の効率と言う側面からも極めて重要な要素を持っているのです。
ルーティン業務だけなら、日報や週報と言った所定の報告でも良いかも知れませんが、不定期で新たな仕事を行う様な場合には、こうした所定の報告のみではなく、積極的に報・連・相を行う事も仕事の効率をよくしたいと思う人が持つべき意識と言えるのです。

 

まとめ

 

以上。今回は仕事の効率をよくするための意識の持ち方を3つ紹介しました。

 

意識をもつだけでも今までよりも効率は必ず良くなっているはずなのでだまされたと思って是非今回紹介したことをお試しください。
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