仕事の電話対応が怖いと悩んだときの3つの改善策

電話対応が怖い
仕事上での心の悩み

仕事上、電話を取るというのは、人によって大変勇気のいる行為です。

 

電話を取るのがとても嫌だという人もいれば、さっと受話器を上げ、用件を聞いて対処できる人も存在します。

 

その違いはどこにあるのでしょうか?

 

なぜ、仕事の電話が怖い人が多いのか?

 

まず、電話が怖い人の特徴として

 

「何を言われるかわからないから取りたくない」

 

という意識を持っていることが挙げられます。

 

つまり、仕事に対して慣れていない時期、会社の取引先や先輩、社内の人間関係もできていない中で電話を取るという行為は

 

自分の知らないことを話される可能性が高いということ。

 

そして、社内に取り次ごうにも名前がわからなかったり、何度も聞き返してしまうことが多いということから、電話に対して恐怖感を持ってしまい、なかなか取れないという人が存在するのは事実です。

 

ましてや、過去に電話受けで痛い思いをした人は、余計に電話を取りたくなくなるものです。

 

たとえば新人の頃、電話を取らずにいたら上司に「早く取りなさい」などと注意されたり、電話に出たはいいものの、相手方との会話に困ってしまう。

 

取り次ぎができなくなったりして、あたふたした結果、電話に出ることができない。

 

または時間がかかる「電話恐怖症」になる会社員の人もたくさんいます。

 

 

これを改善していくためには、複数の方法があります。電話が怖い場合の改善策として、これから3つの改善策を提示します。電話が怖いのは、自分の中の考え方を変えたり、行動を変えることで、すぐに改善できるものなのです。

 

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3つの電話恐怖症改善策

 

1、無理矢理にでも取る

一番の改善策は「無理矢理、電話を取る」ことです。

 

基本的に仕事の話で電話が鳴っているのに取らないでいて良いことなど一つもありません。

 

むしろ、周囲からは「側にいるなら早く取れ」と言わんばかりの視線を向けられるでしょうし、上司から見ても、自分のデスク上で電話が鳴っているのに取らないというのは、印象がとても悪くなります。

 

電話を取ったがために怒られたなどという話はありません。

 

ですから、無理矢理にでも受話器を上げ、耳に当ててから次のことを考えればよいのです。

 

「はい、○○(会社名)ですが」と言ってしまえば、あとはなんとでもなります。

 

2、電話機の操作方法を完璧に覚えておく

 

実は、これは恐怖症を治すのにかなり有効な方法です。

 

電話が怖いという人は

 

「電話機の操作がよくわかっていない」

 

人が多いため、自分の前に電話機が与えられたら、周囲の先輩や同僚に聞きながら、その電話機の操作や保留方法などを完璧に覚えておきましょう。

 

これさえ覚えておけば、いざ取り次ぐときが来ても、保留ボタンを押して別の人に取り次ぐことに自信が持てるようになります。

 

機械の操作に慣れるということも、電話が怖いことを治すひとつの方法なのです。

 

3、電話に出る行為そのものに慣れる

電話取りは慣れます。

 

これは

 

  • 受話器を上げる
  • 用件を聞く
  • 取り次ぐ

 

という三段階のルーチンワークにほかなりません。

 

これ以上の仕事はありませんから、電話を取って繋ぐという行為をくり返していくことで頭と体にその行為を覚えさせ、慣れを刻むのです。

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まとめ 電話が怖いのは治るものなので安心してください

 

電話恐怖症は誰にでも少なからずあるものです。

 

電話口から流れてくることは予測不能ですから、「何を言われるかわからない」からです。

 

しかし、電話取りから逃げてばかりでは成長はありませんし、社内での評判も悪くなります。

 

関連記事→仕事で嫌なことから逃げてしまうことの3つのデメリット

 

ただし、電話を早く取るということは社会人として普通の業務の範疇に入るものですし、取っていれば慣れてくるものです。

 

なにより、電話口で要件を聞いて取り次ぐことをしなければ、社内・社外のことに早く慣れていきませんから、早く電話に慣れることが先決なのです。

 

「電話が怖いのを治せるのは電話だけ」

 

これは真理です。

 

電話恐怖症は上記でも書いたように、電話機の操作がよくわかっていなかったり、部署内の人の名前やデスクがよくわかっていないために起こりうることが大半です。

 

ですから苦手意識を克服するためには、その要因となるものをひとつずつ消していくしかないのです。

 

あとは「瞬間を楽しむ」気持ちを持つことです。

 

社内・社外にかかわらず、電話をしていると仕事をしているのとは同じことです。

 

そのため、「これは業務なんだ」と思い込むことも大切です。

 

電話も仕事のうちと考え、割り切ることも重要ですし、自分が今応対している電話は会社のために大切なもので、何ら悪いことではないという気持ちを常に持っていれば、いついかなるときでも、電話に対して過剰な恐怖心を持つことは少なくなっていくことでしょう。

 

電話機が鳴ったら「チャンス」と思い、すぐに受話器を取るクセを自宅でもつけるようにしましょう。

 

自宅で訓練しておけば、会社で電話に対して怖くなるという気持ちもだんだんと減っていきます。

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