要領が悪い

仕事の疑問

要領が悪い人が要領よく仕事をこなす3つの改善策

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仕事をする上で要領が悪い人と一緒に仕事をすることほどイライラすることはありません。

要領が悪い人とどうしても周りに迷惑をかけることになってしまいますし

なによりそのことで悩んでしまい辛い思いをしているのではないでしょうか?

今回はそんな要領の悪い人が要領よく仕事をこなすことが出来る仕事術を3つ紹介したいと思います。

要領が悪い人の改善策

やるべき事の優先順位を意識する

会社での仕事で、とくに事務処理は終わりがなかなかみえない仕事です。

営業ならば、契約を取るまでが一つの区切りなためチームで戦略を練りながら、進めていきます。

そのチームの中に一人要領が悪い人がいても、

他の人がスピードをカバーするため、さほどイライラしません。

 

しかし例えば事務処理は、要領が悪い人は仕事が遅いため

資料ができあがらず次の仕事に進むことができないのです。

 

筆者が働いていた時も

要領の悪い人が作った資料をもとに仕事をしなければならないことがありました。

しかし、待てども待てども資料は出来上がらず

毎月締切日ギリギリに提出されいつもそわそわしていました。

 

私が見て感じるのは要領が悪い人は

仕事をするスピードが遅いのではないのです。

要領の悪い人の机の上には共通点があります。

机の角に必ずと言っていいほど、紙の山があるのです。

 

自分では、紙の山がどのような順番に並んでいるのかわかっているというのですが

その山に重ねられた資料は、

請求されるまで積み上げられたままであることが多いのです。

つまり、要領が悪い人というのは、仕事の優先順位が意識されていない人なのです。

 

 

物事には順序というものが必ずあります。要領が悪い人はそこを深く意識していないため

  • 目の前のことをこなしてやらなければいけないことをやっていない
  • 後からでもいいことに時間をかけている
  • やらなくてもいいことをしている

などをついついしがちなのです。

そんな要領が悪い人が要領よく仕事をこなせるようになるには

まずは仕事に出社した時にやることを箇条書きで適当な紙にでも書きましょう。

そしてそのやることの横に期限や優先順位などを数字で書くのです。

  • 資料提出←明日まで 3
  • アポ取り←夕方まで 2
  • 掃除←いつでもいい 1
  • 頼まれていた仕事←明後日 4

のように紙に書いておけばなにを優先すべきなのかがすぐにわかります。

もし急に急ぎの仕事や

追加の仕事が

入ってきたらそれもメモに入れましょう。そしてそれにも優先する数字を入れることで

自分はなにを優先して動けばいいのかがわかるので要領よく仕事をこなすことができるでしょう

こだわりを捨てすべてに完璧を求めない

要領が悪い人は完璧主義という特徴もあわせてもっていることが多いです。

どんな仕事にも手を抜かず完璧を求めるということは聞こえがいいように思えますが

周りから見たらただの要領が悪い人です。

手を抜いてもいい作業というものはどこの仕事にも必ずあります。

例えばですが

  • やらなければいけない仕事があるのにほこり一つないように念入りに掃除をする
  • 大体これくらいの大きさに切って!と言われたことを丁寧に1つ1つ定規で測って切っている
  • 間違った部分だけ直せばいいのに1から作り直す

などなど、本当にそれは完璧でなければならないの?

ということは多いです。

本人のこだわりということもありますが、それはただの自己満足です。

 

そんな要領が悪い人の改善策として

自分が今行っていることを相手が見たらどう感じるだろうか?

と相手の立場になり考えることです。

考えることによって自分が完璧を求めたりこだわりを貫いていることが

どれだけ相手にとって迷惑かということがわかるでしょう。

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関連記事→仕事の時間が足りないと感じる場合の解決策3つ

最終的になにをするのかを常に頭に置く

仕事で要領が悪い人は、残業が多い人が多いです。

会社でよく言われる言葉で

「急ぐ仕事は、忙しい人に頼め」

という言葉があります。

 

時間がたっぷりある人に急ぐ仕事を頼んでも、

ゆっくりと進めるだけで、早く提出されるわけではないのです。

 

忙しい人は時間がないため、

自分の中で時短作業する習慣があります。

そのため、速く仕事をこなすことができるのです

 

要領が悪い人が仕事をしている様子をみていると、余計なことが多すぎるのです。

資料を一枚作成するために、膨大な資料を集め、

手書きでたたき台を作成しなど…完成までの下準備が多すぎるのです。

 

忙しい人は、最終的に上司は、何を欲しがっているのかを常に頭に置いておき、

その目標を達成するために必要なものだけを集めるのです。

 

無駄な動きがないのです。

要領が悪い人とは、無駄な動きが多い人のことをいうのかもしれません。
例えば

売上目標の資料を作成するならば、

実績を資料にして目標を作成すればいいのです。

資料の見せ方は、グラフにするのか表にするのか選べばいいのです。

つまり、最終的な目標がわかっていれば、段取りを組むこともできるのです。

 

それを要領が悪い人は売上目標の資料を作っているつもりが

知らず知らずのうちに脱線しているのです。

  • このグラフだと見づらいかな
  • 文字の大きさはこれくらいかな
  • 色を変えてみようかな

などなど、最終的に売上の目標が分かればいいだけなのに

余計なことに時間をかけて脱線していくのです。

 

いくら頑張った、工夫したとしても

丁寧に作って作成した1個

最終的に形になればいいという気持ちで作った1個

会社にとってはどちらも同じ一個なんです

 

だからこそ、頼まれた仕事は最終的にどうなっていればいいのか?

という部分を一番初めに考えることで要領が悪いことが改善されるでしょう

技術を向上させるように努力をする

仕事のモチベーションの上げ方

要領の悪い人は、仕事が遅い傾向があります。

余計なことをしていることが多いのですが、仕事が遅い原因には技術不足があることがあります。

現代社会で仕事をするには、常にスキルアップが求められます。

 

パソコン技能はもちろん、語学力、思考など様々なことが求められます

とくにパソコン技術の進歩は、仕事のスピードに大きく影響します。

少し前ならば、パソコンはできる人がやればよかったのですが、

今はパソコンができないことはしょうがないではすみません。

 

要領よく仕事を進めるためには、ある程度自分の努力も必要です。

語学力も通訳をはさむのとはさまないのとでは、倍の時間がかかります。

要領が悪いことは、仕事上では言い訳にはなりません。

要領よく仕事ができるようになる必要があるのです。

要領よく仕事ができると、自分の仕事のやり方に自信を持てるようになります。

自信が持てると、

さらに余裕ができてミスなく仕事をすることができるのです。

 

会社で働く時間は、家で過ごす時間よりも長いのです。

少しでも、快適に仕事をこなせるようになることで、

会社がいやすい場所になります。

仕事ができる人は、言われた仕事をこなしてるだけではありません。

今やっている仕事が終わったら、次はなにをすべきかを常に考えながら仕事をしているのです。

次のステップのためには、なにをするべきかを考える習慣が身についているのです。

 

要領よく仕事ができる人の共通点は、

常に先の予定をたてながら、

さらに効率よく仕事をこなすためにはどうしたらいいのかを考えながら仕事ができることなのです。

 

ですがそれは努力をしているからであって自然と行っているわけではないのです。

逆に考えれば要領が悪い人も

なにを努力するべきかを考え

それを実行に移しさえすれば要領よく仕事こなせるということになります。

まとめ

今回は要領が悪い人がどうすれば要領よく仕事をこなすことができるのか?

ということについていくつか改善策を紹介しました

まとめると

  1. やるべきことに優先順位を付ける
  2. こだわりを捨てて、完璧主義を考え直す
  3. 相手は最終的には何を求めているのだろうかと考える
  4. 技術を向上させる努力をする

の4つの改善策を紹介しました。

これらができるようになるために必要かと思われる記事をピックアップしますので

あわせて読んでみてください

仕事での完璧主義は損?損をしないための4つの治し方

意外とわからない人が多い努力家の特徴5つ

 

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